Pravidlá spracúvania osobných údajov

Pojmy s veľkým počiatočným písmenom a terminologické skratky definované nižšie majú na účely Pravidiel nasledovný význam (definície pojmov a ich terminologické skratky sa môžu nachádzať tiež v ďalšom texte Pravidiel):

Dotknutá osoba	fyzická osoba – (i) potenciálny Investor, ktorý udelil Prevádzkovateľovi súhlas na spracúvanie jeho osobných údajov za účelom predkladania marketingových ponúk Prevádzkovateľa (vrátane personalizovaných ponúk) a/alebo ktorý prejavil záujem o investovanie alebo zvažuje investovanie svojich finančných prostriedkov alebo finančných prostriedkov osoby, na účet ktorej koná, do podielových listov fondov spravovaných Prevádzkovateľom, (ii) Investor, ktorý uzavrel s Prevádzkovateľom Rámcovú zmluvu alebo (iii) štatutár, splnomocnenec, zákonný zástupca potenciálneho Investora a Investora.
Osobné údaje	akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.
GDPR	Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
Investor	fyzická alebo právnická osoba, (i) ktorá použila alebo má záujem použiť svoje peňažné prostriedky alebo peňažné prostriedky osoby, na účet ktorej koná, na nadobudnutie podielových listov vydávaných Prevádzkovateľom ako správcovskou spoločnosťou, alebo (ii) ktorá bola na tento účel oslovená, alebo (iii) ktorej je na tento účel určená verejná ponuka alebo privátna ponuka; v prípade zákonného alebo zmluvného zastúpenia platí, že Investorom je zastúpená osoba / splnomocniteľ.
Prevádzkovateľ	spoločnosť Across Asset Management, správ. spol., a.s., so sídlom Zochova 3,  Bratislava – mestská časť Staré Mesto 811 03, Slovenská republika, IČO: 56 333 714, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sa, vložka číslo: 7723/B.
Rámcová zmluva	znamená (i) rámcovú zmluvu o investovaní uzatvorenú medzi Prevádzkovateľom ako správcovskou spoločnosťou a Investorom, predmetom ktorej je najmä dohoda Prevádzkovateľa a Investora na podmienkach vydávania a vyplácania podielových listov fondov spravovaných Prevádzkovateľom; (ii) všeobecné obchodné podmienky Prevádzkovateľa; (iii) osobitné obchodné podmienky Prevádzkovateľa, ak boli vydané; (iv) štatút, predajný prospekt, kľúčové informácie pre Investorov fondu vybraného Investorom; (v) sadzobník poplatkov Prevádzkovateľa; (vi) ďalšiu dokumentáciu, ktorá tvorí súčasť rámcovej zmluvy o investovaní alebo s ňou súvisí.

Prevádzkovateľom spracúvajúcim Vaše osobné údaje je spoločnosť Across Asset Management, správ. spol., a.s., so sídlom Zochova 3,  Bratislava – mestská časť Staré Mesto 811 03, Slovenská republika, IČO: 56 333 714, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sa, vložka číslo: 7723/B.

Prevádzkovateľa môžete kontaktovať v súvislosti s ochranou osobných údajov buď písomne  na sídle Prevádzkovateľa: Across Asset Management, správ. spol., a.s., so sídlom Zochova 3,  Bratislava – mestská časť Staré Mesto 811 03  alebo e-maile: info@acrossam.sk.

Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje len na vopred vymedzený a legitímny účel spracúvania, pričom vždy musí existovať príslušný právny základ na takéto spracúvanie.

V rámci činnosti Prevádzkovateľa môže dochádzať k spracúvaniu osobných údajov v nasledujúcom rozsahu:

3.1 Právny základ: článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR: spracúvanie je nevyhnutné na plnenie predzmluvných vzťahov a Rámcovej zmluvy

Prevádzkovateľ nemôže poskytovať svoje služby bez zmluvného vzťahu založeného Rámcovou zmluvou. Nevyhnutnou súčasťou Rámcovej zmluvy sú osobné údaje o zmluvných stranách, prípadne iných osobách, ktoré sa zúčastnia procesu uzavretia Rámcovej zmluvy. Súčasťou plnenia zmluvy je nielen samotný výkon služby, ale aj predzmluvné vzťahy, či podporné činnosti súvisiace so správou zmluvy.

Na tomto právnom základe spracúva Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje najmä na nasledujúce účely:

I. predzmluvné vzťahy a uzavretie Rámcovej zmluvy vrátane identifikácie a poskytovanie služieb súvisiacich s plnením Rámcovej zmluvy, ak ste zmluvnou stranou Rámcovej zmluvy, zástupcom zmluvnej strany, štatutárnym orgánom zmluvnej strany, štatutárnym orgánom zástupcu zmluvnej strany Rámcovej zmluvy alebo inou osobou zúčastnenou pri procese uzavierania Rámcovej zmluvy;

II. správu zmluvných vzťahov, vrátane vykonania zmien a ich ukončení;

III. vybavovanie sťažností a podnetov.

3.2 Právny základ: článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR: spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa (tzv. zákonná povinnosť spracúvania)

Zákonná povinnosť môže Prevádzkovateľovi vyplynúť z právnych predpisov, ktoré Prevádzkovateľovi stanovujú povinnosť, pri ktorej nevyhnutne dochádza k spracúvaniu osobných údajov, pričom niektoré aj osobitne upravujú ochranu osobných údajov vrátane práv a povinností Prevádzkovateľa ako aj Dotknutej osoby.

Jedná sa najmä o nasledovné právne predpisy: (i) zákon č. 203/2011 Z.z. o kolektívnom investovaní v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o kolektívnom investovaní“), (ii) zákon č. 297/2008 Z.z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „AML zákon“), (iii) zákon č. 186/2009 Z.z. o finančnom sprostredkovaní a finančnom poradenstve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o finančnom sprostredkovaní“), (vi) zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o účtovníctve“), (vii) zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o registratúre“), (viii) zákon č. 359/2015 Z.z. o  automatickej  výmene Pravidiel o finančných účtoch na účely správy daní (ďalej len „Zákon o automatickej výmene Pravidiel“), (ix) zákon č. 595/2003 Z.z. Zákon o dani z príjmov (ďalej len „Zákon o dani z príjmov“).

Na tomto právnom základe spracúva Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje najmä na nasledujúce účely:

I. registratúra a archívnictvo;

II. ochrana pred financovaním terorizmu  a legalizáciou príjmov z trestnej činnosti;

III. plnenie informačných povinností voči orgánom verejnej moci, orgánom činným v trestnom a priestupkovom konaní, verejným inštitúciám, orgánom dohľadu na základe osobitného predpisu;

IV. plnenie daňových povinností;

V. vedenie účtovníctva.

3.3 Právny základ: článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR: spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje Prevádzkovateľ

Pre tento právny základ je typické, že účelom je dôležitý záujem Prevádzkovateľa, ktorý nemožno dosiahnuť bez spracúvania osobných údajov. Spracúvanie osobných údajov sa musí uskutočniť primeraným spôsobom bez nadmerného zásahu do Vašich práv a záujmov.

Na tomto právnom základe spracúva Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje najmä na nasledujúce účely:

I. spracovanie a predkladanieobchodných Pravidiel Prevádzkovateľa, zasielanie newslettrov, uskutočňovanie prieskumov trhu a prieskumov spokojnosti s produktami a službami Prevádzkovateľa, marketingových ponúk Prevádzkovateľa (vrátane personalizovaných ponúk), informácií o akciách, zľavách a súťažiach Dotknutej osobe po uzavretí Rámcovej zmluvy a počas jej trvania, a to osobne, listinnou formou (prostredníctvom poštových zásielok, letákov), telefonicky alebo elektronickou formou (prostredníctvom prostriedkov elektronickej komunikácie, predovšetkým prostredníctvom elektronickej pošty, prípadne vo forme krátkych textových alebo obrazových správ) (ďalej len „marketingové účely“ alebo „účely priameho marketingu“);

II. ochrana a domáhanie sa práv Prevádzkovateľa voči Dotknutým osobám, napr. vymáhanie pohľadávok vzniknutých na základe alebo v súvislosti s Rámcovou zmluvou;

III. evidencia zoznamu zmluvných vzťahov Prevádzkovateľa a iných skutočností viažucich sa na konkrétnu Dotknutú osobu a s tým súvisiace vytváranie interných štatistík Prevádzkovateľa, ak táto povinnosť nevyplýva z osobitného predpisu;

IV. na tomto právnom základe spracúva Prevádzkovateľ osobné údaje aj v prípade, ak osobitný predpis výslovne nestanoví Prevádzkovateľovi povinnosť, z ktorej vyplynie spracúvanie osobných údajov.

3.4 Právny základ: článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR: súhlas Dotknutej osoby

Pokiaľ nie je možné spracúvanie osobných údajov na niektorom z už uvedených právnych základov, Prevádzkovateľ Vás požiada o udelenie súhlasu. Súhlas môžete udeliť rôznymi formami, či už písomne, ústne alebo elektronickými prostriedkami, dôležité je, aby nebola žiadna pochybnosť o Vašej vôli súhlas udeliť. Súhlas musí byť slobodný a dobrovoľný.

Na tomto právnom základe môže spracúvať Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje na účel, v rozsahu a za podmienok uvedených v danom súhlase.

Medzi spracúvané údaje patria predovšetkým nasledujúce kategórie osobných údajov:

I. identifikačné a kontaktné údaje: najmä titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu, adresa prechodného pobytu, korešpondenčná adresa, rodné číslo (ak je pridelené), dátum narodenia, miesto narodenia, štátna príslušnosť, druh a číslo dokladu totožnosti, kontaktné telefónne číslo, faxové číslo a e-mailová adresa, daňové identifikačné číslo (ak bolo pridelené), pridelené identifikátory (číslo Rámcovej zmluvy), na webovom sídle Prevádzkovateľa;

II. údaje o prijatých a odoslaných platbách, ako napríklad údaje o osobe príjemcu platby;

III. údaje z komunikácie a interakcie: medzi tieto údaje patria napr. údaje z používania webových aplikácií, ako aj údaje z komunikácie Dotknutej osoby s Prevádzkovateľom.

Na marketingové účely sa osobné údaje spracúvajú maximálne v rozsahu: titul, meno, priezvisko, adresa trvalého bydliska/ korešpondenčná adresa, dátum narodenia, e-mailová adresa, telefónne číslo, údaje z používania webových aplikácií, informácie o využívaných produktoch.

Na účely uzatvorenia Rámcovej zmluvy ako aj na účely splnenia zákonnej povinnosti je Prevádzkovateľ oprávnený vyhotovovať kópie úradných dokladov (kopírovanie, skenovanie alebo iné zaznamenávanie úradných dokladov na listinný alebo elektronický nosič informácií), pričom sa zvyčajne jedná o nasledovné úradné doklady: občiansky preukaz alebo cestovný pas, vodičský preukaz, doklady preukazujúce pôvod investovaných finančných prostriedkov, povolenie na pobyt, výpis z účtu v banke a pod. Tieto doklady sú Prevádzkovateľovi predkladané priamo Vami – Dotknutou osobou alebo treťou osobou na základe Vášho súhlasu / žiadosti. Prevádzkovateľ je ďalej oprávnený vyhotovené kópie úradných dokladov uchovávať.

Prevádzkovateľ neposkytuje Vaše osobné údaje iným subjektom, okrem prípadov, ak ste na takéto poskytnutie udelili Prevádzkovateľovi súhlas, písomný pokyn, alebo ak existuje iný právny základ na ich poskytnutie inému subjektu (napr. v prípade, ak ide o plnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa).

Osobné údaje môžu byť poskytované predovšetkým týmto príjemcom: súdy a orgány činné v trestnom konaní, notár, exekútor, správca, predbežný správca v konkurznom konaní, reštrukturalizačnom konaní, vyrovnacom konaní alebo v konaní o oddlžení, orgány finančnej správy, služba kriminálnej a finančnej polície – vrátane finančnej spravodajskej jednotky, Sociálna poisťovňa, kontrolné orgány a orgány dohľadu (ako napr. Národná banka Slovenska, Slovenská obchodná inšpekcia, Úrad na ochranu osobných údajov atď.), a to v súlade platnou legislatívou Slovenskej republiky, ďalšie tretie strany vymedzené osobitným zákonom, externý audítor, advokátske kancelárie za účelom poskytovania právnych služieb, poštové podniky za účelom doručenia zásielky, vopred neurčiteľní príjemcovia, za účelom overovania pravdivosti osobných údajov poskytnutých Prevádzkovateľovi a poverení sprostredkovatelia.

Prevádzkovateľ pri spracúvaní Vašich osobných údajov využíva nasledovné kategórie sprostredkovateľov: (i) spoločnosti, ktoré zabezpečujú alebo vykonávajú finančné a s nimi súvisiace služby vrátane finančných agentov, (ii) spoločnosti zabezpečujúce marketingové aktivity, (iii) spoločnosti zabezpečujúce vymáhanie a správu pohľadávok, (iv) dodávatelia mzdových a účtovných služieb a (v) dodávatelia IT služieb a softwarových riešení.

Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie si práv Vašich práv ako Dotknutej osoby podľa GDPR, pričom príslušné práva si môžete uplatniť u Prevádzkovateľa alebo tiež priamo u konkrétneho sprostredkovateľa, prostredníctvom ktorého sú osobné údaje spracúvané.

Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje predovšetkým počas trvania Rámcovej zmluvy, vrátane prípadu, ak  bude právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na marketingové účely oprávnený záujem Prevádzkovateľa alebo počas platnosti udeleného súhlasu na spracúvanie osobných údajov. 

Ak Prevádzkovateľ získa Vaše osobné údaje ako údaje za účelom uzatvorenia Rámcovej zmluvy od inej osoby podľa § 1 ods. 2, písm. b) zákona č. 189/2009 Z.z. o finančnom sprostredkovaní a finančnom poradenstve a o zmene a doplnení niektorých zákonov, ale do 30 dní odo dňa ich poskytnutia Prevádzkovateľovi nedôjde k uzavretiu Rámcovej zmluvy, Vaše osobné údaje budú vymazané.

Ak Prevádzkovateľ získa Vaše osobné údaje za účelom Vašej identifikácie a jej overenia, ale do 30 dní od ich získania, nedôjde k uzatvoreniu Rámcovej zmluvy, Vaše osobné údaje budú vymazané.

Prevádzkovateľ bude spracúvať osobné údaje aj po zániku Rámcovej zmluvy a po zániku platnosti udeleného súhlasu v nasledovných prípadoch počas tejto doby: (i) existencia nevysporiadaných nárokov z Rámcovej zmluvy, a to do momentu vysporiadania vzájomných nárokov (aj sporných) a (ii) uchovávanie a dobu uchovávania osobných údajov ukladá právny predpis, napr. (i) AML zákon – doba uchovávania 5 rokov po skončení Rámcovej zmluvy / vykonania obchodu, (ii) Zákon o kolektívnom investovaní – doba uchovávania aspoň 10 rokov od ukončenia obchodu, (iii) Zákon o finančnom sprostredkovaní – doba uchovávania 10 rokov od začiatku platnosti Rámcovej zmluvy, (iv) Zákon o účtovníctve – doba uchovávania 10 rokov od skončenia obchodu, (v) prípadne po dobu určenú iným osobitným zákonom.

Po dobe určenej, resp. dohodnutej na spracúvanie osobných údajov, budú Vaše údaje vymazané, prípadne inak zlikvidované v závislosti od formy spracúvania.Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje predovšetkým počas trvania Rámcovej zmluvy, vrátane prípadu, ak  bude právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na marketingové účely oprávnený záujem Prevádzkovateľa alebo počas platnosti udeleného súhlasu na spracúvanie osobných údajov. 

Ak právnym základom spracúvania osobných údajov je:

I. spracúvanie nevyhnutné na plnenie predzmluvných vzťahov a Rámcovej zmluvy – poskytnutie osobných údajov je nevyhnutné pre uzatvorenie a plnenie práv a povinností z Rámcovej zmluvy. Ak odmietnete poskytnúť osobné údaje, Prevádzkovateľ je povinný odmietnuť uzavretie Rámcovej zmluvy;

II. súhlas Dotknutej osoby – poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné a  udelený súhlas môžete kedykoľvek odvolať, avšak spracúvanie osobných údajov pred odvolaním súhlasu bude považované za zákonné;

III. spracúvanie nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa – ste povinná/ý poskytnúť osobné údaje Prevádzkovateľovi; bez ich poskytnutia nie je možné Rámcovú zmluvu uzavrieť a plniť riadne povinnosti a vykonávať práva podľa Rámcovej zmluvy a právnych predpisov;

IV. oprávnený záujem Prevádzkovateľa – Prevádzkovateľ je oprávnený spracúvať Vaše osobné údaje aj bez Vášho súhlasu; máte však právo namietať voči takému spracúvaniu osobných údajov. Ak právnym základom spracúvania osobných údajov je:

Prevádzkovateľ nevykonáva rozhodovanie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania podľa článku 22 GDPR.

Prevádzkovateľ získava osobné údaje predovšetkým priamo od Dotknutej osoby. Prevádzkovateľ môže získavať osobné údaje tiež od iných prevádzkovateľov, a to najmä v týchto prípadoch:

I. na základe Vášho súhlasu, alebo

II. ak získanie osobných údajov od iného prevádzkovateľa upravuje osobitný právny predpis, alebo

III. ak je možné osobné údaje získať z verejne dostupných zdrojov (napr. www.orsr.sk, www.zrsr.sk, www.finstat.sk, www.socpoist.sk, iné zdroje ktoré sú bezodplatne alebo za odplatu prístupné verejnosti) –bežné kategórie osobných údajov (napr. titul, meno, priezvisko, obchodné meno, bydlisko, sídlo, miesto podnikania, dátum narodenia, identifikačné číslo, daňové identifikačné číslo a pod.) alebo

IV. z platobných transakcií – predovšetkým údaje o odosielateľovi a príjemcovi platby v rámci realizovaného platobného styku.